El personal, así como los socios, administradores, secretarios del órgano de administración, en su caso, y apoderados con mandato general de las firmas de la red, manifiestan por escrito su familiaridad con el Manual de Organización Interna y con las políticas y procedimientos establecidos en él; igualmente confirman la inexistencia de relaciones, transacciones o inversiones expresamente prohibidas.

Permanentemente se comunica, por el socio del encargo, a los socios y a los empleados de la firma, preferentemente por correo electrónico, si bien también se puede hacer de forma verbal en la reunión previa de asignación de encargos, cada uno de los clientes que vayan a relacionarse en la declaración escrita de independencia para recabar su manifestación al respecto, encargos que abarcan los realizados por la propia firma y los realizados por las firmas de la red.

Los socios y empleados de la firma hacen una declaración de independencia respecto de todas las auditorías que haya realizado o vaya a realizar la firma de auditoría o las firmas de la red en un periodo que abarca desde el inicio del primer año anterior al ejercicio al que correspondan los estados financieros u otros documentos contables auditados hasta la fecha en que se finalice el trabajo de auditoría correspondiente a esos estados o documentos.

El formato para llevar a cabo esta manifestación es la declaración anual de independencia. Este documento es recopilado por el Líder de ética.

En caso de que haya un problema de independencia, el consejo directivo de calidad se reúne, considerando los factores causantes y los mitigantes, si los hubiera, y concluye sobre las acciones a tomar al respecto, tanto dentro de la firma como respecto de las firmas de la red, a las que se les comunica el problema de independencia mediante un método que deja constancia de ello.

En cualquier caso, el consejo directivo de calidad expresa por escrito en su reunión de octubre si ha habido o no problemas de independencia durante el año.

Las firmas de red, esto es, sus socios, administradores, secretarios del órgano de administración, en su caso, y apoderados con mandato general, realizan anualmente, en octubre de cada año, una declaración de independencia respecto de todas las auditorías que haya realizado o vaya a realizar la firma de auditoría en un periodo que abarca desde el inicio del primer año anterior al ejercicio al que correspondan los estados financieros u otros documentos contables auditados hasta la fecha en que se finalice el trabajo de auditoría correspondientes a esos estados o documentos.

Para cada encargo de auditoría se recaba del equipo del encargo una declaración de independencia que es firmada por cada miembro del equipo.

En caso de que haya un problema de independencia del equipo del encargo el socio del encargo debe decidir sobre ello con comunicación al líder de ética y dejar constancia de su decisión.

En caso de que haya de constatarse la independencia de otros auditores, por ejemplo por cambio de auditores en un encargo, por ser realizado un trabajo por más de un auditor o por haber realizado otro auditor la auditoría de una filial, se solicita confirmación de su independencia con respecto al encargo de auditoría especificando el nombre de la entidad auditada, sus socios, administradores y responsables del área económica financiera, solicitud que se hace mediante un método que deja constancia de ello y teniendo en cuenta la normativa sobre Relación de Auditores.

En caso de que haya un problema de independencia con otros auditores el socio del encargo debe decidir sobre ello con comunicación al líder de ética y dejar constancia de su decisión.

En caso de que se vaya a utilizar el trabajo de un experto independiente para obtener evidencia de auditoría como parte de un encargo se evalúa la competencia profesional e independencia del experto mediante los procedimientos que considere adecuados el socio del encargo y que deben incluir, en cualquier caso:

• la obtención de una manifestación por escrito del experto, previa a la realización del encargo, en la que exprese: que está en posesión de la titulación y capacidad técnica requerida para este tipo de trabajo y que goza de la independencia necesaria respecto de la empresa o entidad en los términos señalados en la normativa vigente.
• la obtención de una manifestación por escrito del experto, tras la realización del encargo, de que en la emisión de su informe ha cumplido la normativa que, en su caso, le sea de aplicación.

Las dos solicitudes de estas manifestaciones se llevan a cabo mediante un método que deja constancia de ello teniendo en cuenta la normativa sobre Expertos Independientes.

En caso de que haya un problema de independencia con los expertos independientes el socio del encargo debe decidir sobre ello y dejar constancia de su decisión en hoja unida a las solicitudes y manifestaciones del experto, en su caso.

En caso de que una entidad tenga dentro de su organización auditoría interna el planificador se debe manifestar sobre la fiabilidad de la misma y tener en cuenta esa manifestación a efectos de la misma.

Se tiene en cuenta la normativa vigente sobre Auditoría Interna.

En caso de que el personal (socios y empleados), las firmas de red o el equipo del encargo dispusieran de información manifiesta y relevante sobre incumplimientos de la independencia o amenazas a ella por su parte o por parte de los demás obligados a la misma lo comunican inmediatamente al líder de ética.

El socio director de calidad se reúne invitando, en su caso, y de considerarse adecuado, al socio del encargo, a otro personal relevante de la firma de auditoría, a los colaboradores externos o a los representantes de las firmas de la red, y concluye con la intervención del líder de ética sobre las acciones a tomar al respecto, tanto dentro de la firma como respecto de las firmas de la red, a las que se les comunica el problema de independencia. El consejo directivo de calidad, en su reunión de octubre, tras recopilar el líder de ética los casos habidos, manifiesta por escrito si ha habido notificaciones de incumplimiento o amenazas de independencia durante el año.

En el momento de la supervisión del trabajo de auditoría, de detectarse la necesidad de rotación para el año siguiente, el supervisor lo comunica al líder de ética.

El socio del encargo, en caso de detectar la necesidad de rotación en el mismo año en que está analizando la necesidad de rotación (porque la entidad ha llegado en ese año a los límites, por ejemplo), lo comunica al líder de ética.

El consejo directivo de calidad, en cualquiera de los dos casos, se reúne con el socio encargado y, en su caso y de considerarlo necesario, con los elementos afectados por la rotación, para decidir sobre la misma comunicándolo al socio director, que consulta a la dirección de calidad. De todo el proceso se levanta acta. El consejo directivo de calidad en su reunión levanta acta. El consejo directivo de calidad, en su reunión de octubre, manifiesta por escrito si ha habido comunicaciones de necesidad de rotación y el análisis llevado a cabo para el año.

Adicionalmente, y para evitar familiaridad con los clientes, el consejo directivo de calidad decide en su reunión de octubre qué trabajos van a ser rotados aleatoriamente aunque no sea necesario.

El personal de la firma de auditoria debe, en cualquier momento en que tengan una duda sobre independencia, manifestarla al Líder de ética, que procederá a resolverla, bien porque pueda hacerlo sin consultas adicionales, bien porque lo consulte a otro de los miembros de la dirección de calidad, en su caso, o bien porque acuda a fuentes autorizadas en la materia, preferentemente a la corporación de la que es miembro la firma.

Si de la consulta sobre una cuestión de independencia surge un incumplimiento o amenaza de independencia se resuelve de acuerdo con el procedimiento de notificación de incumplimiento o amenaza de independencia antes expuesto en el apartado 8.

Anualmente se reúne la dirección de calidad al final del periodo de auditoría de un año, inicio de otro periodo con la presencia del líder de ética, para revisar los honorarios de auditoría, las solicitudes de rebaja o aumento de los mismos por parte de los clientes, los pendientes de cobro y otros aspectos que pudieran comprometer la independencia de la firma, como por ejemplo la percepción de honorarios derivados de la prestación de servicios de auditoría y distintos del de auditoría a entidades auditadas, siempre que éstos constituyan un porcentaje significativo del total de los ingresos anuales de la firma, en concordancia con la legislación vigente.

Incluimos en el ANEXO I la Declaración del órgano de Administración sobre la revisión interna del cumplimiento de las normas relativas a la independencia.